第10論　優秀なツーリズム組織とは

結論「情報共有が徹底されている」

 

ホウ・レン・ソウ

 

昭和の時代に確立された、日本式企業の基本的組織文化の一つです。報告、連絡、相談をしっかりしなさい。令和の時代になりましたが、新卒新人さんなどは、上司の方から最初に教わっている事項かもしれません。

 

因みに、正しく、ホウ・レン・ソウを説明できますか？教わったことはありますか？報告とは？連絡とは？相談とは？言葉の意味を理解していないと、「しっかりしろ！」と命令されたとて、行動に移すことはできません。

 

シンプルに時系列で覚えてしまいましょう。

 

報告・・・過去に起きたことの共有。（～を無事に終えました）

連絡・・・未来に起きることの共有。（～に集合してください）

相談・・・今、行いたいことの共有。（この件、確認させてください）

 

ホウ・レン・ソウを意識して実践してくれると、上司としては大変助かります。部下への信頼も高くなることでしょう。しかし、大切なことは、ただ単に情報を伝達することではありません。情報を共有することが肝要です。

 

共有とは、互いに正しく「理解」できている状態のことを言います。状況を理解できていない情報共有に意味はありません。

 

現在では、一昔前まで主流だった「メール」に加え、SNS、チャット、クラウドなど、便利な情報共有ツールが数多あります。いちいち上司に声をかける必要もなく、誰もが情報にアクセスできる環境が整っている時代になりました。

 

当社も、全ての情報に触れる環境が整っていると思います。メールもチャットもSNSも、全社員がほぼ同時に閲覧することができますよね。また、社長の送信メールや受信メールがほぼ全て読める環境というのは、ちょっと珍しいことかもしれません。

 

それだけ、私は情報を共有したいですし、情報について理解して欲しいと願っています。

 

理由はシンプル。

 

 

誰もが対応できる組織にしたいからです。

 

 

ツーリズム業界は、サービス業にも拘らず、情報共有の意識が非常に低い業界です。「担当者が不在なので分かりません」「後ほど担当者に確認します」「本日、担当者はお休みをいただいています」など、「マインド・ユア・ビジネス（Mind your own business）」　的な対応にあうことが少なくありません。

 

『私には関係ない』『ほっといて』と言われているようなもので、誰がこの組織を信頼して、相談したり依頼をしたりしたいと思うでしょうか？私なら二度と問い合わせをしたくないと思ってしまいます。

 

ココ企画のスタッフは、常に私と同程度の情報を持っていると言っても過言ではありません。「分からない」という状況はよっぽど新規の相談でない限り発生しないハズです。どんな問い合わせや質問が飛んできても、分からない訳はないですし、「分かる範囲で全力で」対応することは、能力・経験・スキルに関係なくできますよね。スタッフ一人ひとりの真摯で誠実な姿勢が、外部の信頼を得ることに繋がりますので、絶対にスルーしないこと！

 

全ての情報にアクセスできるのですから、全ての情報を理解するように日々努めましょう。理解が及ばない情報があるのなら、直ぐに相談をして、理解できるように心がけましょう。

 

そして、抱えることなく常に情報を共有する意識も持ってください。個人で対応するのではなく組織で対応するのが基本です。

 

「林さんいますか？」と問い合わせがあった際、「不在ですけど、どのようなご用件ですか？ 私で良ければ代わりに伺います」と、自信を持って対応してくれていることを信じています。